Le moyen le plus simple de créer un publipostage dans Microsoft Word

Écrivez un e-mail ou une lettre et envoyez-le à toutes les personnes figurant sur votre liste.

Lorsque vous devez imprimer des lettres ou envoyer des e-mails à de nombreux clients ou employés, vous pouvez le faire rapidement grâce au publipostage. Avec l'assistant de fusion et publipostage de Microsoft Word, vous pouvez configurer cela en quelques minutes seulement.

Un publipostage vous permet de composer la base du message, d'insérer les noms et de créer toutes les lettres en même temps. L'avantage de l'assistant de fusion et publipostage de Word est que vous pouvez utiliser une liste existante ou en créer une à la volée. Vous pouvez également personnaliser différentes parties de la lettre et utiliser la fusion pour les étiquettes ou les enveloppes en plus des e-mails et des lettres.

Créer un publipostage dans Word

Avec la popularité de l’envoi d’e-mails professionnels, par opposition aux lettres physiques, prenons un exemple de création d’un publipostage par e-mail. Ouvrez un document Microsoft Word et rédigez votre message.

Lorsque vous avez terminé votre message et que vous êtes prêt à créer la fusion, accédez à l'onglet Mailings. Utilisez la flèche déroulante Démarrer le publipostage pour sélectionner « Assistant de publipostage étape par étape ».

Vous verrez une barre latérale ouverte sur la droite qui vous guide tout au long du processus de publipostage. Marquez l'option Messages électroniques en haut et cliquez sur "Suivant : Document de démarrage" en bas.

Ensuite, choisissez l’option Utiliser le document actuel. Si vous souhaitez repartir à zéro avec un modèle ou à partir d'un autre document, choisissez plutôt cette option.

Cliquez sur « Suivant : Sélectionner les destinataires » en bas de la barre latérale.

Ajouter les destinataires

Vous pouvez maintenant sélectionner votre liste de destinataires ou en créer une avec les options suivantes.

Utiliser une liste existante : choisissez cette option et cliquez sur "Parcourir" pour localiser votre fichier. Lorsqu'il s'ouvre dans Word, vous verrez une boîte dans laquelle vous pourrez affiner votre liste si vous le souhaitez. Triez, filtrez, recherchez les doublons ou validez les adresses. Vous pouvez également utiliser les cases à cocher pour sélectionner et désélectionner des destinataires.

Sélectionner parmi les contacts Outlook : cochez cette option et cliquez sur "Choisir le dossier de contacts" pour sélectionner le dossier. Vous verrez alors les contacts de ce dossier apparaître dans une boîte comme ci-dessus où vous pourrez affiner votre liste.

Tapez une nouvelle liste : choisissez cette option, puis cliquez sur "Créer" pour saisir les détails des destinataires dans la fenêtre contextuelle. Vous pouvez utiliser n'importe lequel des champs de votre choix et personnaliser les colonnes.

Après avoir sélectionné vos destinataires, cliquez sur « Suivant : rédigez votre message électronique » en bas de la barre latérale.

Complétez votre message

Vous pouvez ensuite choisir parmi les blocs que vous voyez pour ajouter les détails du destinataire à votre message.

Bloc d'adresse : placez votre curseur dans le document à l'endroit où vous souhaitez placer le bloc d'adresse. Ensuite, choisissez un format pour les noms des destinataires, si vous souhaitez inclure le nom de l'entreprise ou l'adresse postale, ainsi que d'autres détails sur l'emplacement.

Vous verrez un aperçu de chaque destinataire sur la droite et pourrez utiliser les flèches en haut pour les parcourir et les examiner. S'il manque quelque chose, cliquez sur "Match Fields" pour corriger cela.

Cliquez sur "OK" lorsque vous avez terminé. Vous verrez la variable Bloc d'adresse dans votre document à l'emplacement que vous avez sélectionné.

Ligne de voeux : placez votre curseur dans le document à l'endroit où vous souhaitez insérer la ligne de voeux. Sélectionnez une formule de salutation et un format pour la ligne de salutation ainsi qu'une valeur par défaut pour les noms de destinataires non valides. Prévisualisez chacun en utilisant les flèches et la case vers le bas.

Cliquez sur "OK" lorsque vous avez terminé et vous verrez la variable Greeting Line dans votre document.

Affranchissement électronique : si un logiciel d'affranchissement électronique est installé sur votre ordinateur, sélectionnez cette option et suivez les instructions.

Plus d'éléments : pour ajouter plus de champs tels que des numéros de téléphone ou des lignes d'adresse supplémentaires, placez votre curseur dans le document à l'endroit où vous souhaitez placer les champs, choisissez cette option et complétez les détails. Cliquez sur "Insérer" ou "Match Fields" pour terminer.

Pour supprimer l'un des éléments que vous avez ajoutés, sélectionnez simplement la variable et supprimez-la du document.

Sélectionnez « Suivant : prévisualisez vos messages électroniques » en bas de la barre latérale.

Prévisualiser et envoyer les e-mails

Vous verrez alors un aperçu de la lettre avec les variables renseignées avec les détails de vos destinataires. Utilisez les flèches dans la barre latérale pour prévisualiser chaque message. Pour apporter des modifications à vos destinataires, sélectionnez « Modifier la liste des destinataires » ou pour revenir en arrière et modifier le document, utilisez les liens pour les étapes en bas de la barre latérale.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur « Suivant : terminer la fusion », puis sélectionnez « Courrier électronique » pour compléter les détails de la ligne d'objet et du format du courrier. Facultativement, vous pouvez envoyer uniquement à certains destinataires. Cliquez sur "OK" pour envoyer les e-mails via Outlook.

Autres types de documents de publipostage

Si vous choisissez un autre type de publipostage dans Word, vous ne verrez que de légères différences avec l'assistant.

Lettres et répertoire : vous pouvez ajouter les mêmes détails que pour les e-mails, mais à la fin, vous pouvez imprimer ou modifier les lettres individuelles ou envoyer le répertoire vers un nouveau document.

Enveloppes et étiquettes : vous pouvez choisir parmi différentes options telles que la taille de l'enveloppe, le type d'étiquette et la police. Ensuite, imprimez vos enveloppes ou étiquettes.