Comment créer et gérer des règles dans la messagerie Web Outlook 365
La gestion des e-mails est une tâche ardue. De répondre aux e-mails à temps et d'ajouter des rappels aux e-mails essentiels, il y a beaucoup de choses en lice pour notre attention. De plus, une horde d'e-mails de spam jongeant la boîte de réception s'ajoute aux maux de tête. En fin de compte, une boîte aux lettres non organisée rend difficile la recherche d'e-mails importants.
Oui, la gestion des e-mails est une tâche difficile, mais heureusement, elle peut être simplifiée grâce à des règles. Outlook 365 Webmail prend en charge diverses règles qui vous permettent de transférer des e-mails vers un dossier particulier. Vous pouvez immédiatement supprimer les e-mails d'un expéditeur spécifique. Ça a l'air cool, non ?
Avant de commencer, examinons rapidement le fonctionnement des règles de messagerie.
Comment fonctionnent les règles
Les règles sont le moyen d'atteindre une boîte de réception propre et organisée. Une règle typique consiste en un déclencheur, une action et une exception. Une fois la règle déclenchée, elle déclenche une action comme supprimer l'e-mail, l'ajouter à un dossier ou le transmettre à un autre compte.
En ce qui concerne les règles, Outlook 365 propose de nombreuses options, à la fois des actions et des conditions. Vous pouvez faire correspondre le sujet ou sélectionner une adresse particulière ou sélectionner le nom d'un expéditeur.
Et le meilleur, c’est que vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner les bonnes conditions.
Il en va de même pour les actions : les choix sont nombreux. Donc, tout ce que vous avez à faire est de créer la règle, de sélectionner la condition pour traiter plus de règles, et puis bingo !
Maintenant que nous avons établi le fonctionnement des règles, voyons comment les créer.
Comment créer des règles dans Outlook 365
Étape 1 : ouvrez Outlook et cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit. Ensuite, cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook en bas.
Étape 2: Sélectionnez Email dans le panneau de gauche, puis choisissez des règles. Maintenant, appuyez sur l'option Ajouter de nouvelles règles et donnez un nom à votre nouvelle règle.
Si vous sélectionnez les conditions Personnes, vous devrez saisir les bonnes adresses. Quant aux sujets, vous devrez ajouter les mots-clés exacts.
Étape 3 : Une fois que vous avez identifié la condition, il est temps d'ajouter l'action. L’action constitue ce que vous souhaitez faire avec les e-mails qui correspondent aux conditions ci-dessus.
À l'heure actuelle, l'Outlook 365 Webmail vous permet de transmettre, de supprimer, d'épingler les e-mails, entre autres.
Étape 4 : Souhaitez-vous que la règle de courrier électronique ne pas se déclenche de temps en temps ? Si oui, cliquez sur Ajouter une exception et entrez la condition requise.
Ensuite, cliquez sur Enregistrer. Là, vous avez créé une règle de messagerie.
Quand utiliser la règle Arrêter le traitement supplémentaire ?
Vous devez avoir remarqué la case à cocher STOP Traiter plus de règles lors de la création de règles. Cette option s'applique si vous avez plusieurs règles sur votre boîte de réception qui pourraient s'appliquer à un seul message.
Par exemple, disons que vous avez une règle A qui déplace toutes les newsletters de Guiding Tech vers un dossier nommé GT NL, et une autre règle B qui transfère tous les e-mails avec le mot-clé « Android » vers votre compte de messagerie secondaire.
Dans ce scénario, vous ne voudriez pas que la règle B s'exécute après la règle A exécutée avec succès. C’est à ce moment que l’option Stop Traiter plus de règles arrive à la photo. Une fois qu'il remplit une condition spécifique, il empêche davantage de règles d'exécuter.
Pour cela, il faut s'assurer que la priorité des règles est fixée en conséquence, ce que nous verrons dans le point suivant.
Modification et gestion des règles dans Outlook 365
Sur Outlook 365, les règles fonctionnent selon la commande dans le tableau. Heureusement, la commande n'est pas permanente et vous pouvez modifier la priorité.
Pour ce faire, cliquez sur les flèches Haut et Bas. Pour modifier une règle, cliquez sur l'icône Modifier et effectuez vos modifications. N'oubliez pas de les sauvegarder !
Conseils bonus: gérer intelligemment les e-mails
1. Balayer les e-mails
Le balayage est une autre façon vers une boîte de réception plus propre. Tout comme les règles, celle-ci vous permet de supprimer automatiquement tous les e-mails d'un expéditeur particulier.
Il ne supprime pas simplement les e-mails. Vous pouvez choisir de supprimer les e-mails ou de conserver les derniers e-mails dans la chaîne.
Balayer un e-mail est très simple. Ouvrez simplement le courrier qui vous dérange et appuyez sur l'icône Sweep en haut.
Ensuite, sélectionnez les options dans la liste déroulante. Le second est le meilleur car il crée automatiquement une règle. Une fois terminé, appuyez sur Enregistrer.
2. Bloquer les expéditeurs et les domaines
En dehors de ce qui précède, vous pouvez bloquer complètement certains expéditeurs et domaines. Rendez-vous simplement à la section Email indésirable, cliquez sur Ajouter et entrez les adresses e-mail ou le nom de domaine.
En même temps, vous pouvez également ajouter des expéditeurs et des domaines sûrs. Cette option s'assure que les e-mails importants (ou les e-mails de personnes importants) ne se retrouvent pas dans le dossier des déchets.
Appuyez simplement sur Ajouter et ajoutez le nom de domaine ou les adresses e-mail.
Bonjour, boîte de réception plus intelligente!
Eh bien, c'est ainsi que vous pouvez créer et gérer des règles, et garder votre boîte de réception propre de tout encombrement inutile. Après tout, nous ne pouvons pas nous permettre de manquer les e-mails importants, n’est-ce pas ?
Si vous utilisez des règles intéressantes que vous souhaitez partager, mentionnez-les dans la section des commentaires ci-dessous.
Ensuite : Vous souhaitez vous débarrasser des newsletters indésirables de votre boîte aux lettres ? L’article suivant vous montrera comment procéder.