Comment fusionner plusieurs documents Word dans Microsoft Office

Word propose des outils intégrés pour combiner des copies différentes ou contradictoires d'un document. Nous vous montrons comment fusionner plusieurs documents Word, avec commentaires et mise en forme.

Même si Microsoft Word prend désormais en charge la collaboration à plusieurs personnes sur des documents (soit via l'application Web, soit via un abonnement Office 365), il arrive encore que vous deviez fusionner plusieurs documents Word.

Bien sûr, vous pouvez simplement copier et coller le contenu d'un document dans un autre, mais ce n'est pas la manière la plus pratique d'obtenir le résultat souhaité.

Heureusement, Word propose plusieurs façons de fusionner plusieurs documents.

Comment fusionner plusieurs documents Word

Cet article présente quatre méthodes différentes pour fusionner facilement vos documents Word. Les méthodes que nous allons démontrer sont les suivantes :

• Fusionner deux versions du même document.
• Fusionner plusieurs versions du même document.
• Fusion de commentaires, mise en forme et bien plus encore.
• Fusionner le texte de plusieurs documents différents.

Ces méthodes vous aideront sûrement à éviter certains travaux fastidieux associés à la fusion de différents fichiers ou textes dans Word. Surtout, si vous voulez vraiment le maîtriser, vous devez télécharger des modèles de mots sympas et expérimenter les méthodes répertoriées.

1. Fusionner deux versions du même document

Si vous disposez de deux versions légèrement différentes du même document, il peut être fastidieux, voire impossible, de trouver les petites différences.

Word fournit un moyen de comparer les différences entre les deux, puis de les fusionner en un seul fichier.

Comparaison des deux versions

Avant d'effectuer la fusion, il est prudent d'étudier les différences entre les deux fichiers. Après tout, vous pourriez décider de ne pas les combiner. Nous vous guiderons tout au long du processus en utilisant deux versions d'un reportage de la BBC News sur la sonde Mars.

Voici la version originale :

Et voici notre version légèrement modifiée :

Pour simplifier les choses, nous avons mis en évidence les changements en jaune. Pour comparer les différences maintenant, procédez comme suit :

1. Pour commencer, ouvrez le document Word original.

2. Accédez à Révision > Comparer > Comparer. Si l'option Comparer les documents n'est pas disponible, votre document est probablement protégé. Pour le déprotéger, accédez à Fichier > Informations > Protéger le document et supprimez toutes les restrictions.

   

3. Dans la nouvelle fenêtre, remplissez la case Document original avec un fichier et la case Document révisé avec un autre. Vous pouvez également ajouter une étiquette personnalisée aux modifications.

   

Word ouvrira automatiquement un nouveau document. Les révisions sont affichées dans une colonne de gauche (1), les documents comparés sont affichés dans le panneau central (2) et les deux originaux sont affichés dans la colonne de droite (3).

Vous pouvez masquer les documents sources en suivant Comparer > Afficher les documents sources > Masquer le document source.

Fusionner les deux versions

Maintenant, vous avez toutes les différences soigneusement affichées dans un seul fichier, mais c'est toujours le désordre. Comment déterminez-vous les modifications que vous souhaitez conserver et celles que vous souhaitez supprimer ?

Pour cela, vous avez deux options. Vous pouvez parcourir manuellement le document et modifier chaque modification à votre guise (rappelez-vous que le texte ajouté est souligné, le texte supprimé est affiché barré).

Modifier un document comme celui-ci convient aux documents plus courts, mais vous risquez toujours de manquer des éléments si vous travaillez sur un document long tel qu'un livre.

Une méthode plus efficace consiste à utiliser la liste des révisions dans la colonne de gauche. Vous pouvez soit cliquer avec le bouton droit sur chaque modification et sélectionner Accepter ou Rejeter, soit placer votre curseur sur le texte sous chaque révision répertoriée et modifier en conséquence. Word mettra automatiquement à jour le texte du document principal au fur et à mesure que vous travaillez.

Comme vous pouvez le voir sur l'image ci-dessous, nous avons effectué tous les changements. Le compteur de révisions a été remis à zéro et nous disposons désormais d'un document dans lequel nous avons accepté ou rejeté toutes nos modifications. Vous pouvez maintenant enregistrer le document final normalement.

2. Fusionner plusieurs versions du même document

Comparer deux et fusionner deux versions d’un même document est facile. Mais qu’en est-il si vous disposez de plusieurs versions du même fichier, peut-être parce que vous l’avez envoyé à plusieurs personnes pour obtenir leur contribution ?

Suivez les étapes ci-dessous pour fusionner facilement différentes versions du même document :

1. Encore une fois, ouvrez le document original et accédez à Réviser > Comparer. Cette fois, vous devez sélectionner Combiner à la place.
2. Placez le premier document que vous souhaitez fusionner dans le champ Document révisé et étiquetez les modifications. Cliquez sur OK.
3. Une fois que vous avez le document combiné, accédez à nouveau à Révision > Comparer > Combiner. Placez le fichier fraîchement combiné dans le champ Version originale et ajoutez le document suivant à la Version révisée. Veuillez noter que vous devez répéter le processus pour chaque copie du fichier, en vous assurant de donner à chaque document révisé une étiquette unique.

Lorsque vous aurez terminé, vous obtiendrez un document combiné qui montre les modifications de chaque personne dans une couleur différente. Comme auparavant, faites un clic droit sur chaque modification et sélectionnez Accepter ou Rejeter pour créer votre copie finale.

3. Fusion des commentaires, formatage, etc.

La fusion de documents peut aller au-delà de simples modifications du texte. Vous souhaiterez peut-être fusionner et conserver les commentaires, la mise en forme, les en-têtes, les pieds de page et bien plus encore.

Malheureusement, Word rend le processus indolore. La méthodologie pour comparer et/ou combiner les documents est la même, mais lorsque vous avez accédé à Réviser > Comparer > Comparer, cliquez sur le bouton Plus >>.

Une longue liste d’options vous sera présentée. Lorsque vous avez sélectionné vos préférences, cliquez sur OK. Vous pouvez procéder à l'acceptation ou au rejet des modifications de la même manière qu'auparavant.

4. Fusionner le texte de plusieurs documents différents

La dernière partie de ce didacticiel examinera comment fusionner le texte de documents complètement différents.

Comme mentionné au début, vous pouvez copier et coller le texte, mais ce n'est pas toujours pratique, notamment sur des documents longs. Une meilleure méthode consiste à utiliser les outils intégrés de Word.

Pour ce didacticiel, nous allons fusionner l'article de la BBC sur la sonde Mars avec la version de Space.com de la même histoire.

1. Ouvrez le premier document. C'est le fichier auquel vous ajouterez tous les futurs fichiers.

2. Accédez à Insertion > Objet > Texte du fichier. Si vous ne parvenez pas à voir cette option, cliquez sur l'icône en forme de flèche déroulante.

   

3. Sélectionnez maintenant les fichiers à fusionner dans le document actuel. Veuillez noter que Word conservera la mise en forme du document original. Pour illustrer ce point, nous avons mis en évidence l’histoire de Space.com dans une couleur et une police différentes.

   

4. Répétez le processus pour chaque document que vous souhaitez ajouter.
5. Enfin, enregistrez-le lorsque vous avez terminé.

De même, il existe de nombreuses fonctionnalités Microsoft Word moins connues que vous devriez connaître. Si vous êtes nouveau dans Microsoft Word, vous devriez découvrir quelques fonctionnalités de mots intéressantes qui vous simplifieront la vie.

Remarque : lors de la fusion du texte, il sera inséré là où se trouve votre curseur, alors assurez-vous qu'il se trouve à l'emplacement souhaité avant de continuer.

Faites preuve de prudence lors de la fusion de données Word

Nous avons inclus un guide étape par étape pour les quatre méthodes de fusion de documents les plus fréquemment utilisées, et nous espérons que cela vous facilitera la vie avec Microsoft Office.

Cependant, pour les nouveaux arrivants, la fusion de documents de plusieurs mots peut s’avérer compliquée et compliquée. C'est pourquoi, au moment de commencer une nouvelle ébauche, il est préférable d'envisager toutes les utilisations possibles du fichier dans le futur.